Microsoft Access adalah program pembuat database yang memungkinkan siapa saja untuk membuat dan mengelola database. Program ini cocok untuk proyek kecil-kecilan hingga bisnis besar. Pengoperasiannya juga sangat visual sehingga mudah digunakan.
1. Table
Table adalah objek utama atau tulang punggung bagi database. Table digunakan untuk menyimpan sekumpulan data yang dimasukkan ke dalam database. Pembuatan tabel harus diperhatikan karena jika terdapat kesalahan maka proses database berjalan lambat atau hasil yang diperoleh salah.Queries, Forms, dan komponen yang lain biasanya bergantung dengan table.
Table Microsoft Access memiliki kemiripan dengan tabel Microsoft Word atau Excel, keduanya sama-sama memiliki kolom dan baris. Setiap kolom memiliki nama bidang di bagian atas dan setiap baris mewakili data yang disimpan.
Contoh Table
Terdapat dua istilah dalam Table, yaitu :
a. Field Name, yaitu atribut dari table yang menempati bagian atas kolom. Contohnya Name, Account, Price, dan Date.
b. Record, merupakan isi field/bidang atau atribut yang saling berhubungan yang menempati bagian baris.
2. Relationship
Relationship merupakan relasi atau hubungan antara beberapa table dalam database. Relasi antar table dihubungkan oleh primary key dan foreign key. Primary key dan foreign key digunakan untuk menautkan antara table utama dengan table anak.
3. Queries
Queries adalah sarana memanipulasi data database dan menampilkannya dalam Form atau Report.
Queries dapat mengurutkan, menghitung, mengelompokkan, memfilter, menggabungkan tabel, memperbarui data, menghapus data, dll. Bahasa kueri database Microsoft Access adalah SQL (Structured Query Language). Penguasaan SQL tidak diperlukan pada awal pembelajaran karena Microsoft Access akan menerjemahkan perintah pengguna secara otomatis.
4. Forms
Forms adalah tempat pengguna database memasukkan data. Form digunakan untuk mengatur proses penginputan (memasukkan data), menampilkan data (output), memeriksa data, dan memperbarui data.
Orang yang memasukkan data akan berinteraksi dengan Form. Programmer dapat mengatur Forms untuk hanya menampilkan data yang diperlukan. Form Access juga mampu menambah, mengedit, dan menghapus data dengan menggunakan Queries, Property, Macros dan VBA (Visual Basic for Applications). Forms dapat diatur dan dikembangkan sesuai kebutuhan.
5. Reports
Reports digunakan untuk menampilkan data yang sudah dirangkum dan mencetak data secara efektif.
Report adalah hasil manipulasi data yang dimasukkan ke dalam database. Tidak seperti Form, Report tidak dapat diedit. Reports dapat menampilkan data ke perangkat atau aplikasi lain, misalya printer, faksimile, Microsoft Word atau Microsoft Excel.
6. Macros
Macros adalah cara otomatis untuk melakukan serangkaian tindakan ke database. Macros bekerja sesuai masukkan atau perintah yang dipilih. Tindakan yang dapat dilakukan Macros, misalnya membuka Forms, menjalankan kueri, mengubah nilai bidang, dan menjalankan macros lain.
7. Modules
Modules adalah suatu unit pemrogaman berbasis visual basic yang membantu proses-proses yang mungkin ada dalam pengolahan database.
Modules adalah dasar bahasa pemrograman yang mendukung Microsoft Access. Modul adalah tempat untuk menulis dan menyimpan Visual Basic for Applications (VBA). Pengguna lanjut Microsoft Access cenderung menggunakan VBA daripada Macros.