Sesuai dengan fungsi Microsoft Access, database merupakan hal yang tidak terpisahkan dari program Access. Bahkan dapat dikatakan bahwa database adalah bagian terpenting Microsoft Access. Hal itu karena kemunculan Microsoft Access sejatinya berasal dari perkembangan teknologi database.
Lalu bagaimana hubungan antara Microsoft Access dengan database? Database adalah kumpulan data yang disimpan di dalam komputer. Sedangkan, Microsoft Access adalah perangkat lunak untuk mengelola database yang dikembangkan oleh Microsoft. Jadi dapat disimpulkan hubungan antara keduanya adalah database merupakan kumpulan data yang dikelola, sedangkan Access merupakan pengelola database tersebut.
Baik database maupun Microsoft Access memiliki fungsi dan perang masing-masing. Meskipun terlihat sama, namun keduanya merupakan dua hal yang berbeda. Fungsi Microsoft Access telah dijelaskan dalam artikel sebelumnya tentang pengertian Microsoft Access. Lalu fungsi database akan dijelaskan pada artikel ini.
Apa saja fungsi database pada Microsoft Access?
Mengelompokkan data yang acak-acakan
Dalam konteks penggunaan database, suatu data merujuk kepada kumpulan informasi yang sangat banyak dan besar. Data yang banyak dan besar itu berasal dari input pengguna pada suatu program atau internet. Ketika Anda mendaftar akun media sosial, semua informasi mulai dari nama, tanggal lahir, alamat email, alamat rumah, nomor handphone tersimpan dalam sebuah server.Untuk mengelola berbagai informasi atau tipe data yang diterima server diperlukan ruang penyimpanan yang disebut database. Database akan mengelompokkan data yang acak untuk mempermudah identifikasi data. Pengelompokkan tersebut menjadikan server akan melayani pengguna dengan cepat dan akurat. Misalnya ketika Anda mencari profil orang lain, tidak perlu menunggu lama informasi yang diminta akan cepat tersaji.
Menghindari data ganda dan inkonsistensi data
Ada kalanya suatu informasi yang disimpan dalam database terdapat duplikasi. Misalnya data berupa nama, nama antara orang satu dengan yang lain tentu ada kesamaan. Dalam hal ini, database bekerja sama dengan sebuah software DBMS (Microsoft Access) untuk mengatasi duplikasi data. Apabila suatu data yang dimasukan pengguna sudah terdapat dalam database, maka Microsoft Access akan menginformasikan kepada pengguna agar memeriksa informasi yang diinput. Berkat database alamat email jutaan pengguna tidak ada yang sama.
Memudahkan pengelolaan data
Admin database memiliki wewenang untuk mengelola data didalam database. Kegiatan yang lazim dilakukan oleh seoarng admin adalah menambah, mengedit, memindah, dan menghapus data. Database menjadikan pekerjaan tersebut mudah dilakukan. Misalnya dalam kasus kesalahan data, admin mampu memperbaiki data yang salah untuk diganti dengan data baru dengan sangat cepat.Menjaga kualitas data
Data korup merupakan istilah yang tidak asing di dunia penyimpanan data. Akan tetapi kehadiran database mampu menjamin tidak ada data yang terkorup atau hilang selama penyimpanan. Data yang diinput pengguna akan tetap sama dengan data yang diakses kembali oleh pengguna. Perangkat lunak yang digunakan untuk mengelola database juga berperan penting dalam menjaga keutuhan data.Meminimalkan penggunaan ruang penyimpanan
Dahulu penyimpanan informasi dilakukan dalam wujud lembaran-lembaran kertas. Data yang besar tentu membutuhkan kertas yang banyak. Akibatnya kertas-kertas menumpuk memenuhi ruangan. Akan tetapi, kehadiran teknologi database mengubah tradisi lama tersebut. Data yang disimpan dalam kertas kini disimpan dalam bentuk digital. Hal itu sangat bermanfaat karena masa yang akan datang merupakan era big data.Teknologi database memiliki banyak fungsi pada Microsoft Access. Mulai dari mengelompokkan data yang acak-acakan, menghindari data ganda dan inkonsistensi data yang mungkin terjadi, memudahkan seorang admin dalam mengelola data, menjaga kualitas data serta mengurangi masalah ruang penyimpanan data konvensional. Fungsi tersebut mungkin akan terus bertambah seiring perkembangan teknologi database.
Demikianlah pembahasan mengenai fungsi database pada Microsoft Access.
Semoga bermanfaat dan dapat menambah pengetahuan Anda mengenai fungsi database pada Microsoft Access.
Sekian dan Terima Kasih.