Email seakan-akan menjadi kebutuhan yang harus dipenuhi oleh setiap orang, karena hampir setiap aktivitas kita di internet tidak bisa lepas dari penggunaan layanan email.
Email memiliki kepanjangan ‘electronic mail’. Dalam bahasa Indonesia disebut sebagai surat elektronik (surel). Email adalah suatu cara surat menyurat menggunakan perangkat elektronik. Perangkat elektronik dapat diartikan sebagai internet dan perangkat untuk mengaksesnya (komputer atau smartphone).
Sebagai cara mutakhir mengirim surat, tentu email memiliki banyak kelebihan yang tidak dapat dirasakan melalui jasa pos konvensional. Namun, adakalanya dalam kondisi tertentu email tidak dapat melakukan sebagaimana jasa pos konvensional lakukan. Memang sudah menjadi hukum alam, semua yang ada di dunia ini mempunyai kelebihan dan kekurangan, tidak terkecuali email.
Nah, apa saja kelebihan dan kekurangan email? Berikut ulasan lengkapnya!
Kelebihan Email
1. Tidak memerlukan biaya
Layanan email bisa digunakan oleh siapa saja tanpa dikenai biaya. Memang, ada juga beberapa layanan email yang memberlakukan tarif kepada penggunanya. Akan tetapi, hal itu untuk menjadikan layanan email kita menjadi premium dengan fasilitas layanan yang lebih lengkap.Terlepas dari itu semua, jika kita hanya menggunakan email untuk kebutuhan pribadi, mungkin dirasa tidak perlu untuk mengupgrade akun kita ke premium. Lain lagi jika Anda memerlukan email sebagai kebutuhan bisnis Anda.
Ada beberapa jasa layanan email yang bisa Anda gunakan secara gratis, diantaranya adalah Gmail, Yahoo! Mail dan Microsoft Outlook.
2. Praktis dan mudah digunakan
Praktis karena dengan email kita tidak perlu datang ke kantor pos untuk sekadar melakukan pengiriman surat. Dengan email, Anda cukup menyiapkan perangkat elektronik Anda (komputer atau smartphone) dan akses internet yang lancar. Selain itu, dengan email kita juga tidak perlu membubuhkan perangko, cap dan lain-lain yang bersifat merepotkan.Mudah digunakan karena asal mau belajar semua bisa menggunakan. Pada dasarnya mengirim surat lewat email tidak jauh beda dengan jasa pos, hanya saja anda perlu mengganti alamat tujuan surat dengan alamat email.
3. Aman
Email dapat menjamin keamanan surat yang Anda kirimkan seratus persen. Sedangkan melalui jasa pos mungkin keamanan tidak sesempurna layanan email. Ada kemungkinan si kurir pos menyadap isi surat Anda, apalagi surat penting. Namun, dengan menggunakan email bagaimanapun pentingnya isi surat Anda, semuanya terenkripsi dengan Aman.4. Pengiriman cepat
Dengan email surat yang kita kirimkan akan sampai di tujuan berkali-kali lipat lebih cepat daripada menggunakan jasa konvensional. Bagaimana tidak, email dikirimkan melalui jaringan internet sedangkan pos dikirimkan melalui jalur darat, udara atau laut, belum lagi jika alamat tujuan termasuk daerah terpencil.Kecepatan pengiriman email hanya bergantung kepada kelancaran internet yang Anda dan atau penerima email gunakan.
5. Pengarsipan lebih mudah
Karena sifatnya yang soft copy, mengarsipkan email jauh lebih mudah daripada surat konvensional yang bersifat hard copy. Berbagai layanan email menyediakan fitur pengarsipan baik secara online maupun dapat Anda unduh agar diarsipkan secara offline. Hal itu tentu sangat memudahkan seseorang yang mendapat puluhan hingga ratusan email masuk per hari.6. Jangkauan luas
Sebagaimana internet tidak mengenal batas geografi dan wilayah, email menjangkau setiap sudut ruang di bumi. Tentunya dengan satu syarat, wilayah tersebut terjangkau akses internet. Dengan begitu mengirim surat tidak hanya dapat dilakukan antar orang dengan negara yang sama, melainkan antar orang dengan kewarganegaraan berbeda dan terpisah dengan jarak ribuan kilometer.7. Dapat mengirim gambar, audio dan video
Melalui pos konvensional, mungkin kegiatan surat menyurat terbatas kepada coretan tinta belaka. Akan tetapi, dengan email, Anda memungkinkan untuk mengirim audio (rekaman suara) bahkan video untuk melengkapi surat yang Anda kirimkan. Dengan begitu, kegiatan surat menyurat semakin menarik dan indah.8. Pengiriman dapat dilakukan kapan pun dan dimana pun
Berbeda dengan kantor pos yang tutup pada hari minggu atau hari libur nasional. Dan hanya buka dari pagi hingga sore. Email tetap bisa digunakan tanpa mengenal kantor tutup. Layanan email siap Anda gunakan 1x24 jam, kapanpun Anda membutuhkannya.Hal ini tentu menjadi keunggulan bagi email, karena di tengah waktu yang terdesak Anda masih bisa menggunakannya untuk menunjang aktivitas surat menyurat.
9. Sebagai sarana pemasaran
Dengan segala kelebihan dan kemudahan yang ditawarkan layanan email, menjadikan email sebagai media efektif untuk melakukan pemasaran produk atau jasa. Saat ini banyak pebisnis atau perusahaan yang sudah memanfaatkan email sebagai salah satu sarana promosi produk atau jasa yang ditawarkan.Melakukan pemasaran melalui email memiliki nilai lebih dibanding dengan cara lain, karena calon konsumen akan merasa lebih dihargai dan diistimewakan.
10. Bebas kertas
Permasalahan dunia mengenai sampah, menjadikan email sebagai salah satu dari sekian ribu solusi untuk mengurangi penggunaan sampah, khususnya kertas. Meskipun ribuan surat masuk, hal itu tidak akan menjadi sampah bagi individu atau kelompok, karena semuanya tersusun rapi dalam internet (dunia maya).Karena itu, penggunaan email sebagai pengganti surat menyurat konvensional seharusnya kita dukung dan ditanggapi secara positif.
11. Dapat mengirim ke beberapa tujuan sekaligus
Dengan email, pengguna memungkinkan untuk mengirim ke beberapa tujuan sekaligus. Tanpa perlu menuliskan alamat jalan yang panjang dan khawatir terjadi kekeliruan, email menawarkan solusi untuk mengganti alamat yang panjang itu dengan sebaris alamat email. Kita juga tidak perlu untuk menulis surat berkali-kali untuk maksud dan tujuan yang sama.12. Dapat mengirim email secara otomatis
Seringkali kita menemui email otomatis (automated email) yang dikirimkan ke alamat email kita. Biasanya kita menjumpai hal ini ketika melakukan verifikasi akun karena telah mendaftar sebagai anggota atau memiliki akun media sosial baru.Mengirim email secara otomatis dilakukan dengan menggunakan kode-kode pemrograman yang memerintahkan email pengirim untuk mengirimkan email berisi verifikasi atau informasi yang lain.
Kekurangan Email
1. Adanya peluang pemalsuan identitas
Banyak kemudahan, bisa berarti banyak peluang untuk melakukan kejahatan, tidak terkecuali email. Penggunaan email yang menawarkan berbagai kemudahan, di sisi lain menjadikan para oknum tidak bertanggung jawab untuk melakukan berbagai upaya untuk mendapatkan keuntungan pribadi.Misalnya dengan memalsukan identitas diri untuk menipu seseorang. Email seringkali dimanfaatkan sebagai salah satu upaya penipuan dengan menyamakan identitas oknum dengan pihak asli yang disamakan.
2. Tidak semua orang bisa menggunakan email
Sekilas memang benar kata email sudah tidak asing di telinga kita, tetapi tidak bagi mereka yang terlahir dan menjalani di masa-masa saat zaman tradisional belum tergeser. Dengan begitu, kita hanya dapat memanfaatkan email kepada sesama yang mengetahui penggunaan email. Hal itulah kenapa keberadaan jasa pos belum juga gulung tikar, meskipun email jauh lebih unggul.3. Akses masih terbatas
Asal kita tahu, tidak semua wilayah di bumi ini terjangkau oleh akses internet. Banyak daerah-daerah terpencil yang belum terhubung dengan internet. Alhasil layanan email belum bisa di gunakan secara luas. Akan tetapi, jalur pengiriman surat melalui darat,laut atau udara menjadikan masalah itu masih bisa diselesaikan.4. Penyebaran virus
Virus komputer mudah sekali menyebar melalui email. Apalagi pengiriman virus bisa tepat sasaran asalkan mengetahui alamat emailnya dengan benar. Virus-virus komputer atau malware-malware ini bisa saja mencuri identitas-identitas pribadi yang seharusnya tidak diketahui oleh orang lain.Virus yang menyebar melalui email biasanya disisipkan di file atau berkas yang dilampirkan saat mengirim surat. Dengan begitu ketika penerima mengunduh file yang terlampir, maka saat itu juga virus akan menjadi aktif dan siap berkembang biak.
5. Spam
Sesuatu yang paling tidak kita sukai dengan menggunakan email adalah spam. Spam adalah jenis surat yang dikirimkan oleh perorangan, kelompok atau perusahaan dimana surat tersebut tidak diminta atau sesuai kehendak penerima.Contoh email yang berisi spam, diantaranya iklan atau pemasaran, undian, promo-promo dan penawaran-penawaran produk atau jasa. Hal itu terjadi karena kemudahan para pelaku spam untuk menemukan alamat email kita. Bahkan sering kali terjadi jual-beli daftar alamat email untuk memenuhi kebutuhan pelaku spam.
6. Terkesan informal
Meskipun efektif, penggunaan email masih terkesan kurang informal. Untuk kepentingan melamar kerja atau sesuatu yang lebih penting, email bukanlah pilihan yang tepat.Karena terbatasnya fitur seperti tanda tangan atau melakukan cap dan legalisasi dokumen. Saat ini juga masih banyak perusahaan yang menginginkan surat lamaran adalah asli tulis tangan dari pelamar. Sehingga memang tidak bisa dipungkiri bahwa email tidak cocok untuk sesuatu yang bersifat formal karena masih terkesan kurang sopan.
7. Phising
Phising merupakan suatu metode untuk melakukan penipuan dengan mengelabui target. Hal itu dimaksudkan agar pelaku dapat memperoleh keuntungan dari target. Banyak cara yang dilakukan para pelaku untuk mengelabui, salah satunya seperti yang sudah disebutkan diatas yaitu dengan cara pemalsuan identitas atau penyamaran identitas.Para pelaku biasanya meminta target untuk mengirimkan informasi-informasi pribadi, seperti password, akun kredit secara tidak sadar. Karena pelaku phising yang mumpuni akan sangat mahir dalam melakukan pengelabuan dengan berbagai metode.
8. Harus mengecek email secara rutin
Anda tidak akan menjumpai kurir yang mengetuk pintu rumah Anda dan memberitahu bahwa ada surat untuk Anda. Dengan email, Anda harus secara mandiri mengecek rutin akun email Anda agar Anda bisa mengetahui apakah ada email masuk. Hal ini tentu tidak bisa dilakukan oleh seseorang yang tidak memilik waktu luang untuk mengecek email mereka.Namun, seiring berjalannya waktu, banyak layanan-layanan email saat ini yang mengembangkan fitur notifikasi. Sehingga Anda tidak harus mengecek email Anda secara rutin. Anda cukup mengecek email sesaat ketika ada pemberitahuan email masuk di komputer atau smartphone Anda. Jadi masalah ini tidak terlalu dikhawatirkan.
Demikian ulasan saya mengenai Kelebihan dan Kekurangan Email, semoga bermanfaat bagi Anda. Terima kasih.