Apa Itu Microsoft Access?

Microsoft Access adalah perangkat lunak untuk mengelola database yang dikembangkan oleh Microsoft.

Adapun pengertian yang lebih rinci, Microsoft Access merupakan Database Management System (sistem pengelolaan database) yang menggabungkan antara Microsoft Jet Database Engine, mesin database dari Microsoft, dengan antarmuka pengguna grafis (GUI).

Database adalah kumpulan data yang disimpan secara sistematis di dalam komputer yang dapat diolah atau dimanipulasi menggunakan perangkat lunak untuk menghasilkan informasi.

Microsoft Access berfungsi untuk mengelola dan memanipulasi data atau informasi yang cukup besar. Program ini sebagian besar digunakan untuk kepentingan bisnis kecil dan menengah. Selain itu, Microsoft Access juga digunakan untuk pengembangan aplikasi secara cepat, misalnya dalam mengembangkan program untuk keperluan para salesman.

Beberapa contoh kegunaan Microsoft Access antara lain untuk mengelola database, membuat program jumlah siswa, aplikasi gaji karyawan, memanajemen peminjaman buku perpustakaan, program absensi, serta membuat program inventarisasi atau persediaan barang.

Secara sederhana, Microsoft Access merupakan penghubung antara database dan pengguna dengan bantuan database engine dalam mengelola data atau informasi.

Beberapa manfaat menggunakan database antara lain :

1. Mengurangi kesalahan dan ketidakkonsistenan

Dengan menggunakan database dapat meminimalisir potensi terjadinya duplikasi data, error dan data-data yang tidak konsisten. Seperti contoh diatas, kesalahan pengejaan nama dan penulisan alamat mungkin dapat terjadi jika tidak menggunakan database dalam pengelolaan data.

2. Meningkatkan produktifitas
Database hanya membutuhkan perubahan satu nilai untuk merubah semua nilai yang berelasi dengannya. Misalnya jika terjadi kesalahan dalam peminjaman buku, maka nama peminjam dan semua identitas peminjam (alamat rumah dan nomor telepon) juga ikut berubah. Dengan database tidak perlu merubah identitas satu per satu, cukup dengan mengubah nama maka semua identitas peminjam otomatis berubah.

3. Aman dan Terkendali
Database memiliki pusat data untuk menyimpan, mengamankan, dan mengontrol data. Microsoft Access juga memiliki kemampuan untuk mengenkripsi dan melindungi file database dengan kata sandi.

Microsoft Access merupakan bagian dari beberapa program Microsoft Office Suite, selain Microsoft Word, Microsoft Excel, dan Microsoft PowerPoint. Microsoft Access memiliki tampilan yang mirip dengan produk Microsoft Office lainnya, termasuk dari segi layout dan navigasinya.

Microsoft Access memiliki ekstensi file default .mdb , namun mulai keluaran Microsoft Access 2007 sampai saat ini, ekstensi tersebut berubah .accdb.

Microsoft Access versi 1.0 pertama kali dirilis pada November 1992. Pada versi tersebut, Microsoft Access bekerja baik dengan penggunaan database yang kecil, tetapi dalam database yang lebih besar dikhawatirkan terjadi data corruption.

Microsoft Access sangat membantu dalam menganalisis data yang cukup besar, dan mengelola data yang saling terkait atau terdapat banyak terjadi duplikasi data menjadi lebih efisien daripada Microsoft Excel atau program spreadsheet lainnya.

Komponen utama dalam Microsoft Access yaitu :

Table	Table adalah objek utama yang digunakan untuk menyimpan sekumpulan data ke dalam database.
Relationship	Relationship adalah ikatan/hubungan yang dibangun antar tabel. Relationship menghubungkan tabel dengan elemen yang saling terkait.
Queries	Queries digunakan untuk memanipulasi data yang akan ditampilkan dalam Report.
Forms	Forms adalah antarmuka utama di mana pengguna database memasukkan data. Orang yang memasukkan data akan sering berinteraksi dengan Forms.
Reports	Reports adalah hasil manipulasi data yang telah dimasukkan ke dalam database. Tidak seperti formulir, Reports tidak dapat diedit.
Macros	Macros adalah cara otomatis bagi Microsoft Access untuk melakukan serangkaian tindakan untuk database.
Modules	Modul adalah dasar dari bahasa pemrograman yang mendukung Microsoft Access.

Program dari Microsoft seperti Microsoft Word, Microsoft Excel, dan Microsoft PowerPoint tentu sudah melekat dengan kegiatan sehari-hari. Dibandingkan dengan beberapa software tersebut, sebagian besar orang masih awam dengan Microsoft Access. Hal itu karena penggunaan Microsoft Access memang lebih diorientasikan untuk keperluan bisnis daripada pribadi.